Utmaningen

Simon Lindgren, IT-strateg på Södertälje kommun, en av 290 kommuner i Sverige, har jobbat länge med videomöten som ett sätt att utöka stöd och service till enskilda individer, samt effektivisera kommunens verksamhet. 2018 började han undersöka möjligheterna att använda videomöten med externa vårdgivare, familjehem, godmanskap, och institutioner samt direkt med klienter. I dessa möten hanteras konfidentiell och högst privat information, dvs känsliga personuppgifter som ska skyddas enligt GDPR.

Mötesdeltagare är representanter från flera olika organisationer och institutioner, och ibland även klienter, och det är ofta kommunens medarbetare som reser till sjukhus eller andra vårdinrättningar. Att använda videomöten skulle alltså spara mycket tid för kommunens anställda, men det var oerhört viktigt att det gick att lita på säkerheten i videokonferenslösningen.

De senaste årens ökade fokus och hårdare krav på säkerhet och integritet inom offentlig sektor, innebar att det inte längre var tillåtet att använda molntjänstbaserade lösningar från länder utanför EU. Det krävdes även avancerad kryptering och stark autentisering via exempelvis bank-ID och SITHS-kort. Allt detta diskvalificerade många av de vanliga konsumentfokuserade videokonferenslösningarna på marknaden.

Kommunen vände sig först till Inera, ett bolag ägt av kommuner och regioner och som jobbar för att förenkla upphandling av digitaliseringslösningar. Inera hade redan ett ramavtal med Compodium, men eftersom avtalet inte omfattade autentisering, vilket var viktigt för Södertälje kommun, vände sig Simon direkt till Compodium. Ramavtalet med Inera har sedermera uppdaterats och inkluderar nu även autentisering.

Compodiums lösning implementerades hösten 2019 och kommunen utbildade mötesvärdar för att hantera de fem virtuella mötesrummen man startade med.

När så Corona-pandemin drog igång våren 2020, exploderade behoven av videomöten och Simon insåg att han snabbt måste utöka antalet mötesrum.  I dag har användningen tredubblats. Det finns 17 mötesrum som alla kan användas samtidigt. De är fördelade på IFO/barn och ungdom, IFO/arbete och försörjning, IFO/Vux missbruk och socialpsykiatri, myndigheten för äldre och funktionsnedsättning samt elevhälsan. Antalet mötesvärdar har också ökat kraftigt till 430.

”Den snabba utökningen under våren gick snabbt och smidigt, och nya arbetsrum levererades redan nästa arbetsdag” berättar Simon.

Lösningen

Compodiums tjänstebaserade digitala möten kan användas på tre sätt, webbaserat, via Windowsklient eller via smartphoneapp för Android och iOS. Ingen extra utrustning behöver anskaffas, utan dator med kamera, läsplatta eller smartphone räcker utmärkt. Det gör det enkelt att komma igång och innebär även att medarbetare kan använda lösningen hemifrån, eller på resa och slipper därmed vara bundna till kontoret.

För varje möte finns en mötesvärd som bekräftar mötesdeltagarna, efter att de loggat in från mötets väntrum.

Den höga säkerhetsnivån och autentiseringslösningen innebär att medarbetare, externa deltagare och klienter kan vara säkra på att mötena är konfidentiella och bara kan nås av bekräftade deltagare.

Resultatet

Kommunens medarbetare som använt videomöten har sparat avsevärd med restid, tid som istället kan användas för att ytterligare stödja och ge service till medborgare. Ledningen ser stora fördelar med den nya teknologin och är mycket positiva till framtida användning i kommunen.

Det har också visat sig att videomöten ofta är mer fokuserade än fysiska möten och tar kortare tid. De kan dessutom fungera som ett komplement till fysiska möten och därmed ge fler tillfällen till uppföljning och konsultativt stöd för enskilda kommunmedborgare.

”Det var bra att vi hade tjänsten etablerad i kommunen när Covid-19 kom. Det underlättade för verksamheten att behålla kontinuiteten i kontakterna med klienter och stödet runt dem, men också i den interna kommunikationen har det underlättat att ha distansmöten, säger Simon.

”Genom att använda Compodiums videomöteslösning kan vi vara säkra på att vi följer de regler och riktlinjer som finns för hantering av konfidentiell och privat information. Att lösningen dessutom sparar tid och pengar och är enkel att använda är extremt positivt,” avslutar Simon.